Qu’est-ce que Zapier ? Définition et Guide 2023

L’économie numérique repose sur de nombreux outils, pour la gestion des ressources, des clients, de la chaîne d’approvisionnement, etc. En reliant des applications disparates pour automatiser des tâches, Zapier se présente comme le pont indispensable pour un flux de travail optimisé. 

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Si vous êtes à la recherche de moyens pour maximiser la productivité et réduire les tâches manuelles pour votre activité (freelance, agence, entreprises, etc.), découvrez ce qu'est Zapier, comment il fonctionne, et des conseils pour l'utiliser au mieux.

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Définition de Zapier

La définition de Zapier est simple : c’est un outil en ligne pour automatiser vos processus de travail (workflows) et interconnecter vos différentes applications. Sans exhaustivité : 

• Suite Google,
• Google Drive,
• Excel,
• Word,
• Slack, 
• Asana, 
• Hubspot, 
• Notion,
• Airtable,
• Webflow,
• Zoom,
• Youtube, 
• Twitter, 
• Facebook,
• Wordpress,
• Make
• Shopify, etc.

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Zapier se présente donc comme un sauveur pour ceux qui cherchent à éliminer les tâches répétitives et chronophages sans se perdre dans le labyrinthe du codage. Le rôle de Zapier ? Simplifier la vie de ses utilisateurs en rendant des opérations multi-étapes réalisables en quelques clics.

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L’outil Zapier s’inscrit pleinement dans le mouvement NoCode, qui vise à s’affranchir des lignes de code au profit d’interfaces intuitives. Pour automatiser un processus, vous n’avez donc pas besoin de coder : il suffit de créer des “Zaps”. 

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Comment fonctionne Zapier ?

Pour comprendre comment fonctionne la plateforme Zapier, il faut d’abord connaître le système des Zaps. 

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Un "Zap" est une automatisation qui est mise en œuvre lorsqu'une condition spécifique est remplie. Un “déclencheur” amorce un ‘trigger”. 

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Prenons un exemple marketing concret : disons que vous voulez que chaque e-mail reçu dans votre Gmail avec le sujet "Facture" soit automatiquement sauvegardé dans un dossier spécifique de votre Dropbox. En l’occurrence, l’email reçu est le “déclencheur” tandis que la sauvegarde est le “trigger”. Quand le déclencheur est activé, le trigger s’amorce. 

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Les possibilités sont donc pour ainsi dire infinies, d’autant plus que l’une des plus grandes forces de Zapier est sa capacité à connecter une multitude d'applications entre elles. 

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Pensez à tous les logiciels que vous utilisez quotidiennement dans le cadre de votre activité : Google Sheets, Slack, Trello, Twitter, et bien d'autres. 

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Zapier peut, par exemple : 

• Automatiser l'ajout d'une nouvelle ligne dans Google Sheets chaque fois qu'un tweet mentionne votre entreprise
• Envoyer une notification Slack chaque fois qu'une nouvelle tâche est ajoutée à un tableau Trello spécifique
• Partager un contenu sur les réseaux sociaux à chaque nouvelle publication sur le site
• Mener une analyse SEO de chaque contenu dans l’état “brouillon” d’un site web, etc. 

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Zapier rend donc les workflows plus fluides, à la fois grâce à l’automatisation et à l’intégration et l’interconnexion d’outils tiers. Le tout, sans avoir besoin de compétences techniques avancées.

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Astuces pour optimiser l'utilisation de Zapier

Aussi intuitif et pratique que soit Zapier, il n’en demeure pas moins un outil qui nécessite une certaine maîtrise pour bénéficier de son plein potentiel. 

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D’abord, sachez que la plateforme Zapier met à votre disposition diverses fonctionnalités avancées pour affiner l’automatisation. Les filtres, par exemple, permettent de spécifier quand un Zap doit ou ne pas s’exécuter. Supposons que vous ayez un Zap qui enregistre les commentaires de votre blog dans un tableur. En utilisant un filtre, vous pouvez spécifier que seuls les commentaires contenant le mot "aide" sont enregistrés, vous aidant à prioriser le support client.

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Dans le même ordre d’idée, les “Paths” permettent de créer différentes séries basées sur des conditions. Prenez un client qui remplit un formulaire de satisfaction sur votre site : 

• Condition Path 1 (Positif) : Si le feedback est positif. Action : Envoyez un e-mail de remerciement au client et invitez-le à laisser un avis sur des plateformes pertinentes.

• Condition Path 2 (Négatif) : Si le feedback est négatif. Action : Notifiez immédiatement le service client pour un suivi, et envoyez un e-mail au client pour lui assurer que ses préoccupations seront traitées.

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Vous avez même la possibilité de paramétrer des automatisations complexes avec une succession de plusieurs actions. C’est tout le principe des “Multi-step Zaps”. A nouveau, prenons un exemple marketing, en l’occurrence pour la gestion des leads : 

• Déclencheur : Quand un prospect remplit un formulaire sur votre site
• Action 1 : Ajoutez ce lead à votre CRM
• Action 2 : Envoyez un e-mail de remerciement automatique au prospect
• Action 3 : Créez une tâche dans votre outil de gestion de projet pour un membre de l'équipe commerciale afin qu'il suive ce lead
• Action 4 : Ajoutez ce lead à une liste de diffusion spécifique pour une campagne de nurturing

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En bref, l’outil NoCode Zapier regorge de possibilités pour les freelances et entreprises, et celles que nous vous avons présentées n’en sont qu’une infirme partie. N’hésitez pas à explorer et, surtout, aidez-vous de la communauté et des tutoriels en ligne !

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