Zapier : L’automatisation No-Code à portée de main

L’économie numérique repose sur de nombreux outils, pour la gestion des ressources, des clients, de la chaîne d’approvisionnement, etc. En reliant des applications disparates pour automatiser des tâches, Zapier se présente comme le pont indispensable entre les outils pour des process optimisés. 

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Si vous êtes à la recherche de moyens pour maximiser la productivité et réduire les tâches manuelles pour votre activité (freelance, agence, entreprises, etc.), découvrez ce qu'est Zapier, comment il fonctionne, et des conseils pour l'utiliser au mieux.

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Alternative à son concurrent principal Make (notre préféré à l'École Cube), Zapier se distingue notamment par sa facilité de prise en main.

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Qu’est-ce que Zapier ?

Zapier est un outil en ligne pour automatiser vos processus de travail (workflows) et interconnecter vos différentes applications. Sans exhaustivité : 

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• Suite Google,
• Google Drive,
• Excel,
• Word,
• Slack, 
• Asana, 
• Hubspot, 
• Notion,
• Airtable,
• Webflow,
• Zoom,
• Youtube, 
• Twitter, 
• Facebook,
• Wordpress,
• Make
• Shopify, etc.

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Zapier se présente donc comme un sauveur pour ceux qui cherchent à éliminer les tâches répétitives et chronophages sans se perdre dans le labyrinthe du codage. Le rôle de Zapier ? Simplifier la vie de ses utilisateurs en rendant des opérations multi-étapes réalisables en quelques clics.

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L’outil Zapier s’inscrit pleinement dans le mouvement NoCode, qui vise à s’affranchir des lignes de code au profit d’interfaces intuitives. Pour automatiser un processus, vous n’avez donc pas besoin de coder : il suffit de créer des “Zaps”. 

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Les fonctionnalités principales de Zapier 

Les Zaps

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Un "Zap" est une automatisation qui est mise en œuvre lorsqu'une condition spécifique est remplie. Un déclencheur (trigger) amorce une action. 

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Prenons un exemple marketing concret : disons que vous voulez que chaque e-mail reçu dans votre Gmail avec le sujet "Facture" soit automatiquement sauvegardé dans un dossier spécifique de votre Dropbox. En l’occurrence, l’email reçu est le déclencheur tandis que la sauvegarde est l'action. Quand le déclencheur est activé, l'action associée s’amorce. 

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Les possibilités sont donc pour ainsi dire infinies, d’autant plus que l’une des plus grandes forces de Zapier est sa capacité à connecter une multitude d'applications entre elles. 

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Pensez à tous les logiciels que vous utilisez quotidiennement dans le cadre de votre activité : Google Sheets, Slack, Trello, Twitter, et bien d'autres. 

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Avantage : en automatisant vos workflow, vous gagnez du temps sur les tâches répétitives et chronophages. Ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités à haute valeur ajoutée. 

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Tables 

Tables vous permet d’importer, stocker, modifier et automatiser vos données en toute fiabilité. Peu importe l’origine de vos données, elles sont toutes réunies en un seul endroit.

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Concrètement, comment ça marche ? Commencez par créer votre base de données (soit à partir d’un fichier CSV, soit à partir de zéro). Collectez toutes les données dont vous avez besoin en quelques clics. Ensuite, déplacez, modifiez et mettez à jour vos tableaux pour uniformiser toutes vos datas. Et comme Zapier est conçu pour l’automatisation, vous n’interrompez pas vos workflow en travaillant sur Tables. 

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Avantage : vous disposez d'un outil central pour gérer et automatiser l'ensemble de vos données.

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L’interface 

Avec l’interface, vous créez des applications automatisées qui simplifient votre travail. En plus des apps, vous pouvez aussi créer des formulaires personnalisés ou des pages web spécialement conçues pour votre activité. 

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Et tout ça, sans aucune compétence technique requise. L’interface Zapier est ultra intuitive avec ses fonctionnalités de drag and drop. Vous pouvez déplacer les éléments dont vous avez besoin pour créer des applications sur-mesure. 

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Avantage : Zapier allie à la perfection simplicité et personnalisation. Vous pouvez créer facilement des solutions capables de répondre à vos problématiques spécifiques. 

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Les automatisations basées sur l’IA 

Pour aller encore plus loin dans l’automatisation des flux de travail, Zapier met à votre disposition ses outils d’intelligence artificielle. Entre toutes les applications intégrées, l’IA vous permet presque de réaliser des miracles. 

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Par exemple, l’IA peut créer une to do list seulement à partir des réactions sur Slack, proposer des emails prêts à l’emploi en réponse à vos clients, générer un article de blog à partir d’un formulaire, créer du contenu personnalisé pour les leads entrants, etc. 

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Avantage : l’IA décuple le potentiel de l’automatisation pour un gain de productivité exponentiel. 

Ce qu’il est possible de créer avec Zapier 

Grâce à ses multiples intégrations et processus d’automatisation, Zapier peut presque tout faire. Voici quelques exemples : 

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• Automatiser l'ajout d'une nouvelle ligne dans Google Sheets chaque fois qu'un tweet mentionne votre entreprise
• Envoyer une notification Slack chaque fois qu'une nouvelle tâche est ajoutée à un tableau Trello spécifique
• Partager un contenu sur les réseaux sociaux à chaque nouvelle publication sur le site
• Mener une analyse SEO de chaque contenu dans l’état “brouillon” d’un site web, etc. 

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Zapier rend donc les workflows plus fluides, à la fois grâce à l’automatisation et à l’intégration et l’interconnexion d’outils tiers. Le tout, sans avoir besoin de compétences techniques avancées.

Les limites de Zapier 

Si Zapier est simple à utiliser, il faut quand même quelques compétences techniques pour l’exploiter à son plein potentiel. Pour les débutants, l’application reste très intuitive et permet d’automatiser des processus basiques. Mais si vous souhaitez aller encore plus loin pour accroître votre productivité, il faudra se former à Zapier. 

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À cela s’ajoute un prix relativement élevé pour ceux qui souhaitent profiter d’un maximum de fonctionnalités Zapier. 

Notre avis sur Zapier 

Chez l’École Cube, nous aimons la simplicité. Zapier y répond à la perfection. La plateforme est très facile à utiliser, même pour les débutants. 

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Et surtout, elle vous permet de tout automatiser pour vous faire gagner un temps considérable. Comme elle est connectée à des milliers d’applications, vous pouvez centraliser tout au même endroit pour plus de fluidité dans vos process de travail. 

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Pour des automatisations No-Code & IA avancées, il est préférable de se tourner vers l'outil Make, plus complet et puissant.

Les tarifs de Zapier 

Les prix varient selon que vous utilisez le système Zaps ou les autres fonctionnalités individuellement. 

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Pour les Zaps 

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Pour les autres fonctionnalités (tables, interfaces et chatbot)

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Astuces pour optimiser l'utilisation de Zapier

Aussi intuitif et pratique que soit Zapier, il n’en demeure pas moins un outil qui nécessite une certaine maîtrise pour bénéficier de son plein potentiel. 

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D’abord, sachez que la plateforme Zapier met à votre disposition diverses fonctionnalités avancées pour affiner l’automatisation. Les filtres, par exemple, permettent de spécifier quand un Zap doit ou ne pas s’exécuter. Supposons que vous ayez un Zap qui enregistre les commentaires de votre blog dans un tableur. En utilisant un filtre, vous pouvez spécifier que seuls les commentaires contenant le mot "aide" sont enregistrés, vous aidant à prioriser le support client.

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Dans le même ordre d’idée, les “Paths” permettent de créer différentes séries basées sur des conditions. Prenez un client qui remplit un formulaire de satisfaction sur votre site : 

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• Condition Path 1 (Positif) : Si le feedback est positif. Action : Envoyez un e-mail de remerciement au client et invitez-le à laisser un avis sur des plateformes pertinentes.

• Condition Path 2 (Négatif) : Si le feedback est négatif. Action : Notifiez immédiatement le service client pour un suivi, et envoyez un e-mail au client pour lui assurer que ses préoccupations seront traitées.

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Vous avez même la possibilité de paramétrer des automatisations complexes avec une succession de plusieurs actions. C’est tout le principe des “Multi-step Zaps”. A nouveau, prenons un exemple marketing, en l’occurrence pour la gestion des leads : 

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• Déclencheur : Quand un prospect remplit un formulaire sur votre site
• Action 1 : Ajoutez ce lead à votre CRM
• Action 2 : Envoyez un e-mail de remerciement automatique au prospect
• Action 3 : Créez une tâche dans votre outil de gestion de projet pour un membre de l'équipe commerciale afin qu'il suive ce lead
• Action 4 : Ajoutez ce lead à une liste de diffusion spécifique pour une campagne de nurturing

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Comment se former sur Zapier ?

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L’outil NoCode Zapier regorge de possibilités pour les freelances et entreprises, et celles que nous vous avons présentées n’en sont qu’une infirme partie. N’hésitez pas à explorer et, surtout, aidez-vous de la communauté et des tutoriels en ligne pour vous former à Zapier !

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Et si vous souhaitez aller plus loin dans l’apprentissage du No-Code, découvrez nos formations No-Code.